Como fazer reuniões criativas...

QUESTÕES DE METODOLOGIA

COMO FAZER REUNIÕES CRIATIVAS?

• Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
• Escolha problemas concretos para discutir e resolver: ninguém se organiza pra nada!
• Defina passos bem claros para resolver os problemas e distribua responsabilidades;
• Tenha bem claro aonde se quer chegar;
• Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
• Chame só as pessoas às quais o assunto interessa;
• Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
• Mantenha o rumo da discussão;
• Designe um participante para secretariar a reunião;
• Sintetize as conclusões;
• Faça o acompanhamento (monitoramento e avaliação) de todas as decisões tomadas.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

DICAS PARA SE ECONOMIZAR TEMPO

PLANEJAMENTO: Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;

ORGANIZAÇÃO: A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;

DELEGAÇÃO: Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para

tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;

TELEFONE E E-MAIL: Use-os para evitar deslocamentos desnecessários para obter

informações;

COMUNICAÇÃO: A linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a

compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;

TOMADA DE DECISÕES: A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em

informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;

CONCENTRAÇÃO: Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para

conseguir progresso em menos tempo.

ECONOMIZADORES DE TEMPO

• Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
• Criação de listas de afazeres;
• Definição de metas;
• Manutenção de suas metas em vista;
• Definição de prioridades;
• Acompanhamento das prioridades;
• Organização das tarefas;
• Organização e acesso com rapidez de informações usadas com freqüência.

SOLUÇÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO

• Estabeleça metas para resolver problemas: anuais, mensais, semanais e diárias;
• Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
• Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
• Faça as coisas em ordem de prioridade;
• Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
• Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
• Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
• Elimine desperdiçadores de tempo;
• Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.